شرح وظایف
- تعیین چشم انداز، اهداف و استراتژیهای کلان هلدینگ.
- بررسى و تأیید اصلاح ساختار مالی، عملیاتى و تشکیلاتى هلدینگ.
- تصویب و ابلاغ آیین نامه‌ها و دستورالعملهای داخلی هلدینگ.
- بررسی و تصویب در خصوص ایجاد، تملک، فروش، انحلال، ادغام و یا واگذارى شرکتهای زیرمجموعه.
- نصب و عزل مدیران عامل و اعضای هیئت مدیره هلدینگ و تعیین حقوق و مزایا.
- تصویب ساختار سازمانی و آئین نامه های استخدامی، عقد قراردادها و غیره.
- بررسی و تصویب برنامه و بودجه شرکتهای زیرمجموعه.
- رهن‌گذاردن اموال شرکت اعم از منقول و غیرمنقول و فک رهن.
- به امانت‌‌گذاردن هر نوع سند، مدرک، وجوه شرکت یا اوراق بهادار و استرداد آنها.
- تصویب طرح های توسعه ای سالیانه شرکتهای زیرمجموعه.
- بررسی و تصویب طرح های سرمایه گذاری پیشنهاد شده از طرف مدیرعامل هلدینگ.
- بررسی و تصویب بودجه سالیانه ستاد مرکزی.
- اتخاذ تصمیم درخصوص نحوه تأمین منابع مالی مورد نیاز پروژه های توسعه ای و جدید.
- اقامه‌ی هرگونه دعوای حقوقی و کیفری و دفاع از هر دعوای اقامه شده، در هریک از دادگاه‌ها، دادسراها، مراجع قضایی یا غیرقضایی اختصاصی یا عمومی و دیوان عدالت اداری.
- بررسی و تائید صورتهای مالی میان دوره‌ای و سالانه هلدینگ.
- تعیین قیمت و تصویب قیمت پایه سهام شرکتهاى زیرمجموعه جهت ارائه به مجمع عمومى.
- پیشنهاد تقسیم سود بین صاحبان سهام.
- پیشنهاد تغییر و اصلاح اساسنامه هلدینگ به مجامع عمومى.
- پیشنهاد افزایش یا کاهش سرمایه هلدینگ به مجامع عمومى.
- بررسی و تصویب پیشنهاد برنامه هاى آموزشى تخصصی کادر مدیریت از طرف مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره.
- پیگیری و نظارت بر حسن اجرای تصمیمات اتخاذ شده در مجمع عمومی.
- نظارت بر حسن اجرای عملکرد مدیر عامل.
- پیگیری اجرای کلیه مصوبات مجامع عمومی و هیئت مدیره.
- برگزاری جلسات ماهانه هیئت مدیره.
- بررسی برنامه و بودجه هلدینگ و طرح در جلسه هیئت مدیره.
- نظارت بر استفاده مناسب از امکانات مختلف و نگهداری صحیح دارائیها و اموال هلدینگ.
- نظارت بر تهیه و تنظیم گزارشهای مالی و عملکرد سالیانه، ترازنامه و سایر حسابهای مالی و ارائه گزارش به هیئت مدیره.
- ارجاع نامه ها، آئین نامه ها، دستور العملها، مصوبات و غیره به مدیران بخش ها و شرکتهای هلدینگ.
- تشکیل شورای مدیران هلدینگ و نظارت بر فعالیتهای آن در خصوص تدوین آئین نامه ها و دستورالعملها و غیره.
- نظارت بر حسن اجرای آئین نامه و دستورالعمل ها مصوب شده از طرف هیئت مدیره.
بررسی روابط کاری ستاد مرکزی با شرکتها
بررسی آئین نامه ها و دستورالعمل های اداری، استخدامی، حقوقی، قراردادها، نظارت و ارزیابی، برنامه ریزی، بودجه ریزی، مالی و غیره.
بررسی نظام برنامه ریزی، بودجه ریزی، ارزیابی عملکرد شرکتها، برگزاری مجامع شرکتها، سرمایه گذاری، توسعه و غیره.
بررسی فرآیند جانشین پروری، مدیریت دانش، مدیریت منابع انسانی و غیره.
بررسی طرح های توجیهی، طرح امکانسنجی، طرح بازاریابی و طرح های تهیه شده توسط مدیریت های ستاد مرکزی.
بررسی پیشنهادات مدیریت اداری و پشتیبانی در خصوص اصلاح ساختار سازمانی و تغییر شرح وظایف بخش ها.
بررسی روشهای تأمین منابع مالی ریالی و ارزی پیشنهاد شده از طرف مدیریت اقتصادی.
بررسی و اصلاح ارتباطات موثر و کارآمد با بانکها و موسسات مالی.
بررسی صورتهای مالی شرکتها، قبل از بررسی و تائید نهایی هیئت مدیره هلدینگ.
بررسی دوره ای قوانین و مقررات مالی، معاملاتی، مالیاتی، بیمه ای و غیره.
شرح وظایف رئیس شورای مدیران
- تعیین اعضای اصلی و میهمان شورای مدیران و دادن احکام به آنان
- برگزاری جلسات دوره ای و فوق العاده شورای مدیران
- ارائه نظرات و تصمیمات شورای مدیران به هیئت مدیره و ارائه نتایج پیگیری ها به شورا
- ارائه گزارش دوره ای از عملکرد شورا
- نظارت بر حسن اجرای مصوبات تائید شده شورای مدیران توسط هیئت مدیره
شرح وظایف دبیر شورای مدیران
- تعریف دستور کار برای جلسات شورا با هماهنگی رئیس شورا
- تهیه و ارسال دعوتنامه برگزاری جلسات شورا
- تهیه صورتجلسات شورا و ارسال به اعضا
- پیگیری مصوبات شورای مدیران
هماهنگی و تهیه و تنظیم اوقات،برنامه ها،ملاقاتها،جلسات،سفرها و دیدارهای مدیر عامل
تهیه و تنظیم مشروح یا خلاصه مذاکرات مدیر عامل با اشخاص ( داخل یا خارج از شرکت )
هماهنگی در ارائه خدمات پشتیبانی ، اداری و مالی (مربوط به حوزه مدیر عامل ).
پیگیری دستورات کتبی تا حصول نتیجه و اتخاذ تدابیر لازم در امر نظارت و پیگیری امور ارجاعی.
برنامه ریزی و تامین کالاها و خدمات مورد نیاز و انجام امور محوله .
مستند سازی و تدوین گزارش جلسات و دیدارها و سفرها.
برنامه ریزی و اتخاذ تدابیر مقتضی به منظور ایجاد و نگهداری آرشیو صوتی،تصویری،عکس و اسلاید.
مدیریت دبیرخانه مرکزی از طریق:
ساماندهی سیستم شماره‌گذاری، ثبت، کدینگ و بایگانی کلیه مکاتبات، صورتجلسه ها، آئین نامه ها، دستورالعمل ها و مستندات.
استفاده از فنآوری نوین اطلاعات درانجام امور بایگانی به منظور افزایش بهره وری کار.
همکاری و مشارکت در تقویت مکاتبات الکترونیکی و توسعه و تجهیز اتوماسیون اداری در مجموعه.
دریافت، ثبت و توزیع نامه های وارده و صادره و پیگیری آنها.
بازبینی وکنترل نامه ها ازجهت ضمائم و پیوست ها، عطف و پیرو، اصلاح ارجاع نامه ها.
اعلام وضعیت نحوه ارسال و دریافت نامه در سابقه نامه.
تفکیک و توزیع نامه ها، صورتجلسه ها، آئین نامه ها، دستورالعمل ها، ودعوت نامه ها بین مدیریتهای هلدینگ.
ارسال مرسولات از طریق پست و گزارش هزینه های پستی به مدیریت پشتیبانی.
مدیریت محتوای سایت از طریق:
برگزاری جلسات داخلی برای بررسی و شناسایی نیاز های جدید اطلاع رسانی و دریافت نقطه نظرات.
طراحی و تدوین چارچوب کلی و محتوایی پایگاه های اطلاع رسانی.
ثبت سایت و بالا بردن رتبه‌ی آن در موتور های جستجو.
درک نیاز مخاطبان سایت از طریق هماهنگی بین نام سایت و کیفیت مطالب.
بررسی امکان دو یا چند زبانه کردن سایت.
پوشش اخبار جلسات مجامع عمومی هلدینگ.
انجام مصاحبه های دوره ای و هدفمند با مدیران ارشد هلدینگ.
ارتباط مستمر و هدفمند با روزنامه ها، نشریات و رسانه های صوتی و تصویری مرتبط به منظور انتقال اخبار هلدینگ.
تهیه و ترجمه مقالات و گزارشهای داخلی و بین المللی در حوزه های کاری هلدینگ و بارگذاری در سایت.
امور برنامه ریزی و ارزیابی عملکرد شرکتها
برنامه ریزی استراتژیک
- بررسی و تحلیل عوامل موثر خارجی و داخلی و پیشنهاد چشم انداز، مأموریتها، اهداف و استراتژیهای جدید به هلدینگ.
- مشارکت و نظارت در تدوین برنامه ریزی استراتژیک شرکتهای زیرمجموعه مبتنی بر چشم انداز و مأموریت هلدینگ.
- مشارکت و نظارت در فرآیند اصلاح سیستم و ساختار فعالیت شرکتهای زیرمجموعه براساس اهداف تعیین شده.
- مشارکت و نظارت در ارائه طرحها و برنامه های عملیاتی به منظور افزایش کارایی و تخصیص بهینه منابع شرکتهای زیرمجموعه.
ارزیابی عملکرد شرکتها
- تهیه و تدوین شاخص های اختصاصی ارزیابی عملکرد براساس برنامه و بودجه هلدینگ به طور مستمر.
- تدوین دستور العملهای فرآیند ارزیابی عملکرد هلدینگ و تهیه فرمهای مربوطه.
- پیگیری و اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد هلدینگ.
- مکانیزه نمودن سیستم ارزیابی عملکرد هلدینگ به صورت دوره ای.
- تهیه گزارشهای تحلیلی و دوره ای از نتایج ارزیابی و ارائه آن به مدیران ذیربط.
- تهیه گزارشهای تحلیلی از وضعیت مالی هلدینگ و ارائه پیشنهادهای اصلاحی به منظور بهبود عملیات.
- هدفگذاری، برنامه ریزی و نظارت بر حسن اجرای پروژه های تعریف شده در هلدینگ.
مجامع شرکتها
- نظارت بر برگزاری مطلوب مجامع عمومی هلدینگ.
- نظارت بر اجرای مصوبات مجامع هلدینگ.
- نظارت بر فرآیند واگذاری، انحلال، تصفیه و تعیین تکلیف دیون، حقوق، تعهدات، مطالبات و داراییهای شرکتهای هلدینگ.
- نظارت بر فرآیند برنامه‌ریزی و هماهنگی تشکیل به موقع جلسات مجامع عمومی عادی و فوق‌العاده شرکتهای هلدینگ.
- تجزیه و تحلیل سیاستها و خط و مشی های ابلاغی مجمع عمومی به شرکتهای هلدینگ.
- گردآوری و مستندسازی کلیه سوابق، اساسنامه، آیین‌نامه‌ها و مصوبات متناسب با وظایف و ماموریت شرکتهای هلدینگ.
امور اقتصادی و سرمایه گذاری
سرمایه گذاری
- ارائه پیشنهاد طرحها و پروژه‌های کلان جهت تحقق استراتژیهای منتخب و دستیابی به اهداف کمی.
- پیگیری و نظارت بر فرآیند اجرای سرمایه گذاری در حوزه ها و کسب وکارهای جدید.
- استفاده از مدل‌های ترکیبی برای تعیین نوع سهامهای موجود در سبد هلدینگ بر اساس ریسک و بازده.
- خرید و فروش سهام، به منظور کنترل شرکتهای زیرمجموعه و همچنین سودآوری.
مدیریت پروژه ها
- اجرای پروژه مطابق اهداف، خط مشی ها و سیاستگذاریهای انجام شده.
- پیگیری ایجاد تسهیلات مناسب برای پروژه و تهیه و ارسال گزارش از روند انجام کار به مدیران ذیربط.
- پیگیری اجرای پروژه با کیفیت مطلوب.
- در صورت صلاحدید، مذاکره و عقد قرارداد با پیمانکاران، طبق قوانین و دستورالعمل های هلدینگ.
تحقیق و توسعه
- تهیه بانک اطلاعات مورد نیاز و به روز رسانی آن در حوزه های مورد نظر هلدینگ.
- کمک به شناسایی زنجیره ارزش شرکتهای هلدینگ.
- تهیه PFS و FS و BP و MP برای طرحهای پیشنهادی مطرح شده.
- شناخت روند فناوریهای موجود و فناوری های آینده و بررسی ایده ها و فرصتهای تجاری جدید.
- بررسی وضعیت استارتاپها و شرکتهای دانش بینان هم تراز به منظور جذب و تملک.
- تقویت ظرفیتهای تحقیق و توسعه از طریق بهبود منابع انسانی، توسعه امکانات و ارتباطات با نهادهای بیرونی علمی و پژوهشی.
امور اداری/ تشریفات
- تهیه و تدوین آئین نامه استخدامی و رفاهی و دستور العمل های اجرایی آن.
- انعقاد قرارداد با کارکنان و تهیه پیش نویس احکام آنان براساس شرح وظایف و مأموریتهای محوله از سوی مدیران ذیربط.
- تهیه و تدوین آئین نامه مکاتبات و استقرار سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری.
- گردآوری و مستندسازی اسناد و مدارک مربوط به تامین پوشش بیمه ای اموال و دارائیهای مشاع هلدینگ.
- پیگیری صدور کارت شناسایی کلیه کارکنان و کارت ویزیت برای مدیران ارشد هلدینگ.
- جذب نیروهای خدماتی براساس نیاز هلدینگ و ارائه آموزشها و توصیه های لازم در برخورد با میهمانان و کارکنان.
- برنامه ریزی و انجام امور تشریفات در مراسم، نشست‌ها و جلسات، متناسب با شان و منزلت مدعوین.
- هماهنگی در انجام امور پذیرایی میهمانان داخلی و خارجی و تهیه و تدارک محل اقامت، ایاب و ذهاب و امثالهم.
- انجام امور تشریفاتی مربوط به سفرهای داخلی و خارجی مدیران و کارکنان هلدینگ از جمله تهیه بلیط، اقامت و غیره.
- هماهنگی تهیه سررسید، کارت هدیه و سایر هدایا.
- تهیه لباس فرم ویژه کارکنان هلدینگ
امور مالی و بودجه
- نظارت و کنترل بر تهیه صورتهای مالی بـر اسـاس اسـتانداردهای حـسابداری و اطلاعـات موجـود در دفاتر هلدینگ.
- نظارت و کنترل نقدینگی هلدینگ بر اساس بودجـه و اولویـت بنـدی نیازهـا و اهـداف بـه منظور تخصیص بهینه نقدینگی.
- تهیه و بازنگری آیین نامه های مالی بر اساس آئین نامه معاملات، آئین نامه اموال و آئین نامه تحریر دفاتر.
- نظارت بر ثبت حسابها و نگهداری دفاتر قانونی و اسناد براساس آئین نامه تحریـر دفـاتر بـه منظـور اطمینان از ثبت صحیح.
- مطالعه و بررسی قوانین و مقررات مالی، معاملاتی، مالیاتی، محاسباتی و رهنمودهای حسابداری به منظور تطبیق با استانداردها.
- مشارکت در تهیه و تنظیم بودجه سالیانه هلدینگ و کنترل نحوه اجرای آن.
- نظارت بر امور حسابرسی هلدینگ.
- نظارت بر فرآیند تهیه و تنظیم بودجه سالیانه شرکتهای هلدینگ و کنترل آن.
- مشارکت در فرآیند پیش بینی بودجه عملیاتی شرکتهای هلدینگ براساس اهداف و برنامه های پیشنهاد شده.
- تجزیه و تحلیل صورتهای مالی، مدیریت ورود و خروج سرمایه و وجوه نقد هلدینگ.
- تجزیه و تحلیل مالی- اقتصادی هلدینگ.
امور توسعه منابع انسانی
- تدوین راهبردها، خط مشی ها، استراتژیها و برنامه های توسعه منابع انسانی در هلدینگ.
- تدوین آیین نامه های مورد نیاز در زمینه منابع انسانی، حقوق و دستمزد، نظارت و ارزیابی کارکنان هلدینگ.
- طراحی و نظارت فرآیند ارزشیابی کارکنان و نحوه اعطاء امتیازات و ترفیعات در هلدینگ.
- مطالعه مستمر شرح وظایف سازمانی، به منظور تفکیک وظایف و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف.
- نظارت بر فرآیند تعیین تعداد نیروی انسانی مورد نیاز براساس وضع موجود و برنامه های آتی هلدینگ.
- طراحی، مشارکت و نظارت بر استقرار نظام جانشین پروری و کانون های ارزیابی و توسعه مدیران در هلدینگ.
- شناسایی نیازهای آموزشی (عمومی و تخصصی) مدیران و کارشناسان هلدینگ و نظارت بر اجرای با کیفیت آن.
- طراحی و نظارت بر سیستم مدیریت دانش در هلدینگ به منظور تولید، حفظ و بهره برداری از دانش اندوخته شده.
امور فناوری اطلاعات
- طراحی سیستم جامع اطلاعات و نظارت بر فرآیند استقرار سیستمهای نرم افزاری و پشتیبانی از آنها.
- تدوین نظام اطلاعاتی و پشتیبانی از سیستم های اطلاعاتی و شبکه هلدینگ.
- پشتیبانی سخت افزاری هلدینگ.
امور حقوقی و قراردادها
- بررسی کلیه عقود و قراردادها و اسناد فیمابین هلدینگ با اشخاص حقیقی و حقوقی.
- تهیه متن قراردادهای هلدینگ و نظارت بر روند عقد آنها.
- بررسی و اظهار نظر حقوقی در خصوص تدوین آئین نامه ها، مقررات داخلی هلدینگ.
- ارائه اطلاعات لازم و انجام امور حقوقی مربوط به انواع مناقصه ها، مزایده ها و غیره.
- ارائه مشاوره های حقوقی به مدیران و کارکنان هلدینگ.
- انجام کلیه کارهای مربوط به ثبت، تغییرات در ساختار، انحلال شرکت ها و غیره.
- رسیدگی به شکایات و دعاوی حقوقی و اداری و دفاع از هلدینگ در محاکم قضایی.
- حضور در مراجع مختلف اداری، قضایی، ثبتی، و شرکت در کمیسیونهای مربوطه و ادای توضیحات و پیگیری امور مربوطه.
- پیگیری مشکلات حقوقی هلدینگ در سازمانهای بیمه تأمین اجتماعی، سازمان مالیاتی، اداره کار و امور اجتماعی و بانکها و غیره.